Интеграция дистанционного обучения и управления знаниями

Краткий обзор

Технология дистанционного обучения сегодня используется, прежде всего, для учебных курсов по тщательно отобранным темам и для доставки учащихся, зарегистрированных на этих курсах. Технология управления знаниями используется для того, чтобы быстро собрать, организовать и доставить большой объем корпоративных знаний. Эта статья исследует интеграцию технологии дистанционного обучения и управления знаниями для того, чтобы усовершенствовать сбор, организацию и поставку традиционных учебных курсов и большого объема корпоративных знаний. Прежде всего, модель предложена для фаз управления знаниями. Затем эта модель усилена понятиями и технологией дистанционного обучения. Также модель используется, чтобы проиллюстрировать четыре реальных мировых сценария, которые добавляют увеличивающийся объем управления знаниями к среде дистанционного обучения. Анализ этих четырех сценариев поможет лучше понять практические взаимоотношения между управлением знаниями и дистанционным обучением.

 

1. Фазы управления знаниями

Для того, чтобы понять воздействие управления знаниями на корпорацию или правительственную организацию, надо посмотреть на цикл управления знаниями и поток знаний в организации. Нонака и Токенучи [1] исследовали отношения между подразумеваемыми и явными знаниями и описали четыре фазы преобразования знаний: социализация, воплощение, сочетание и интернационализация. Цель реализации управления знаниями в организации состоит в том, чтобы увеличить объем подразумеваемых знаний, которыми обладает человек, для того, чтобы применить их к решению деловых проблем. То, что предлагает пятая фаза, - это познание, которое является применением знаний, которые были получены посредством других фаз [2].

· Социализация: передача подразумеваемых знаний от одного человека другому

· Воплощение: перевод в репозитории (хранилище) подразумеваемых знаний в явные

· Сочетание: объединение различных форм явных знаний для того, чтобы создать новые явные знания

· Интернационализация: извлечение явных релевантных знаний из репозитория для нужд отдельно взятого человека и доставки переведенных знаний этому человеку

· Познание: применение подразумеваемых знаний к деловой проблеме

Социализация

 

Glossary

 

 

Рис.1

Tacit knowledge – подразумеваемые знания

Knowledge holder – держатель информации (знаний)

Externalization - воплощение

Explicit knowledge – явные знания

Knowledge seeker – поисковая система

Cognition - познание

 

 

 

 

Рис. 2: Фазы управления знаниями с расширениями дистанционного обучения

Glossary

Рис.2

Transfer tacit knowledge – передают подразумеваемые знания

Create explicit knowledge – создают явные знания

Knowledge repository – репозиторий (хранилище) информации

Make decisions and perform tasks – принимают решения и выполняют задания

Operational data- информация о функционировании системы

Feedback – обратная связь

2. Расширение дистанционного обучения до управления знаниями

 

Технология дистанционного обучения развилась отдельно от технологии управления знаниями. Недавно были проведены исследования по интеграции этих технологий [3] [4]. Технология дистанционного обучения увеличивает эффективность каждой из пяти фаз управления знаниями, как показано ниже. А также добавлена шестая фаза, обратная связь.

· Социализация: компетентность и системы определения уровня навыков идентифицируют людей с определенными интересами, навыками и информацией в организации.

· Воплощение: информация собирается системой с целью обучения других людей. Это улучшает процесс сбора информации.

· Сочетание: информация о продукции и процессах бизнеса организована так, чтобы сделать получение знаний более эффективным. В знания внедрены педагогические методы.

· Интернационализация: компетентность и система определения уровня навыков помогают определить, какие люди испытывают недостаток в знаниях для того, чтобы сделать их работу эффективной и предоставить им обучение в режиме онлайн. В случае необходимости дистанционное обучение гарантирует, что человек получил знания, используя систему оценки знаний и альтернативные методы обучения.

· Познание: в то время, когда людям нужно выполнить деловое задание, им может быть предоставлена требуемая поддержка.

· Обратная связь: оценки обеспечивают обратную связь относительно того, насколько хорошо человек научился и насколько хорошо они применены к тому, чтобы справиться с деловой проблемой.

Иллюстрация 2 - измененная и более детальная версия иллюстрации 1, которая представляет фазы управления знаниями с расширениями дистанционного обучения. В иллюстрации 2 устройство хранения знаний может либо передать подразумеваемые знания поисковой системе посредством социализации, либо создать явные знание и хранить их в репозитории знаний. Организатор информации на иллюстрации 2 - человек (или программа), которые связывают созданные знания с другими знаниями в репозитории или далее очищает созданные знания. Инструктор- проектировщик - человек (или программа), которые организуют изучение информации, добавляя предварительную оценку, дополнительные пособия по обучению, и окончательные оценки. Затем человек или программа, осуществляющие поиск информации, изучает явное знание посредством управляемых суждений по обучению в режиме онлайн. Поисковая система затем использует знания, полученные посредством социализации или интернационализации для того, чтобы принять решения и выполнить задачи на предприятии. Работа поисковой ситемы в этих решениях и задачах измерена и возвращена в репозиторий как обратная связь, которая может использоваться, чтобы помочь определять, были ли навыки изучены и предложить дополнительные суждения по дистанционному обучению.

 

 

 

 

 

 

 

Рис 3: Сценарий 1: Традиционное дистанционное обучение

 

Glossary

Рис. 3

Transfer tacit knowledge – передача подразумеваемой информации

Sales people - коммивояжеры

 

 

 

3. Деловые сценарии

Этот раздел иллюстрирует интеграцию управления знаниями и дистанционное обучение с помощью четырех деловых сценариев. Сценарии представляют собой дополнение объема понятий управления знаниями и технологии к среде дистанционного обучения. Первые три сценария концентрируются на увеличении эффективности работы служащих, соответствующей целям компании. Необходимо, чтобы служащий получил "подходящие знания" в "подходящее время" и "достаточные" знания для того, чтобы выполнить работу эффективно. "Подходящие знания", в которых служащий нуждается, определены их ролью в компании, продукции и процессах, в которых они участвуют. "Подходящее время" для того, чтобы получить эти знания - то, когда они нуждаются в этом для определенной задачи. "Достаточные" знания - те, в которых они нуждаются и больше никакие. Четвертый сценарий концентрируется на способности большого издательства, такой, чтобы удовлетворить будущий спрос на публикацию большого объема цифровой информации.

3.1. Деловой сценарий 1: традиционный сценарий дистанционного обучения показан на иллюстрации 3.

Большая компания имеет 1000 международных коммивояжёров, которые продают 100 продуктов. Есть 1000 инженеров и маркетологов, которые создают и выпускают 5 новых продуктов (или усовершенствования продукта) в месяц. Есть 5 проектировщиков-инструкторов, которые все вместе создают 2,5 курса в режиме онлайн в месяц, которые используются для того, чтобы обучать коммивояжёров на новых и модифицированных продуктах. Это простые двухчасовые курсы, которые больше концентрируются на информационной передаче знаний, чем на развитии навыка. Инструкторы-проектировщики обычно беседуют с инженерами и маркетологами для того, чтобы найти существующее в онлайн содержание или научить создавать содержание изучения самостоятельно. Изучаемые предметы [5] созданы так, чтобы они могли быть сохранены в репозитории изучаемых предметов для того, чтобы они могли многократно использоваться в других курсах. Это помогает в тех случаях, когда новые курсы созданы для существующих продуктов, но не очень помогает, когда курсы созданы для новых продуктов. В сценарии 1 компания сталкивается со следующими проблемами:

· есть объем, о котором инструкторы-проектировщики не знают, и который мог бы использоваться в курсах.

· есть объем, о котором инстукторы-проектировщики знают, но не могут найти. Даже если они его находят, оно может быть неправильным.

· У инструкторов-проектировщиков нет времени, чтобы беседовать со всеми инженерами и маркетологами, таким образом, они создают меньшее количество курсов.

 

Рис 4: Сценарий 2: Дистанционное обучение, основанное на контенте предприятия

Glossary

Рис.4

Content management system – система управления контентом (содержанием)

Learning object repository – репозиторий (хранилище) изучаемых объектов

5 courses / month – 5 курсов в месяц

 

· 5 инструкторов-проектировщиков могут создать в общей сложности только 2.5 курса в месяц, таким образом некоторые продукты, внедряемые каждый месяц, не имеют учебного курса.

 

 

3.2. Деловой сценарий 2: дистанционное обучение, основанное на контенте предприятия

Сценарий предприятия 2 показан на иллюстрации 4.

В этом сценарии компания использует систему управления контентом для того, чтобы создавать, хранить и обновлять содержание о новых продуктах от 1000 разработчиков и маркетологов. Это увеличивает эффективность инструкторов-проектировщиков, потому что они могут создавать программы изучения объектов, находя и многократно используя созданное инженерами и маркетологами содержание. Строя изучение объектов таким образом, содержание объектов изучения может быть автоматически обновлено, когда обновлено содержание в системе управления контентом. Эти усовершенствования позволят 5 инструкторам-проектировщикам создать в общей сложности 5 курсов в месяц. Однако, в сценарии 2 компания сталкивается со следующими проблемами:

· Курсы создаются с использованием меньших объектов изучения многократного использования, но курсы целиком, а не индивидуальные объекты изучения, поставляются коммивояжерам.

· Люди в компании создают информацию о продуктах, которая не вносится в курсы. Сообщения электронной почты, записки, коммерческие примечания о запросе, звуковые сообщения, встречные примечания, отзывы о продукте, сообщения о проблеме поддержки клиента, штатные изменения и изменения стратегии в компаниях клиента, и т.д. - все содержит информацию, которая эффективно использовала бы коммивояжера.

· Коммивояжеры либо никогда не знают, что эта информация существует, либо они тратят ценное время, взаимодействуя непосредственно с разработчиками и другими коммивояжерами для того, чтобы найти информацию. И даже тогда они могут взаимодействовать не с тем человеком и получать не ту информацию.

 

 

Рис.5. Сценарий 3: Дистанционное обучение, основанное на контенте и информации предприятия

 

Glossary

Рис.6

Independent authors – независимые авторы

 

 

3.3. Деловой Сценарий 3: Дистанционное обучение, основанное на информации предприятия

Сценарий 3 показан на иллюстрации 5. В этом сценарии дистанционное обучение в компании усиливает не только содержание в системе управления контентом, но также и информацию, которая была взята из системы управления информацией. Эта информация включает сообщения электронной почты, записки, коммерческие примечания о запросе, звуковые сообщения, встречные примечания, отзывы о продукте, сообщения о проблеме поддержки клиента, штатные изменения и изменения стратегии в компаниях клиента, которые были упомянуты в предыдущем разделе. Но этот блок также включает информацию относительно ролей, навыков, экспертизы и работы отдельных служащих, которая упрощает передачу подразумеваемого знания и явного знания коммивояжеру. Это знание позволит коммивояжеру находить соответствующие изучаемые объекты и связываться с нужными людьми для получения подразумеваемой информации, необходимой для эффективной работы. Ключ к обнаружению нужного содержания и нужных людей из источников многократной информации на иллюстрации 5 - онтология, содержащая представление понятий, отношений и процессов на предприятии с помощью метаданных. Успешно продвигается стандартизация представлений онтологии [6]. Онтология предприятия может обеспечить доступ к многократным информационным источникам, которые могут быть проведены людьми и представителями программного обеспечения [7] [8].

В этом сценарии, информация будет поставляться посредством разнообразных устройств представления, включая web-браузеры, PDA'S и сотовые телефоны. Это позволит коммивояжеру получить необходимые знания, независимо от того, где они что они делают. Дистанционное обучение предоставит небольшие, сфокусированные объекты, соответствующие формату устройств представления. Иллюстрация 5 показывает, что роль инструктора-проектировщика заключается все же в организации изучения информации. Но инструкторы-проектировщики будут более эффективны, потому что системы авторской разработки будут более интеллектуальными, а информация будет лучше организована. За организацию информации будут ответственны менеджеры по информации и автоматизированным программам. В этом сценарии 5 менеджеров по информации и 5 инструкторов-проектировщиков будут в состоянии создать 1000 объектов изучения в месяц.

 

 

3.4. Деловой Сценарий 4: Выпуск издательской продукции с использованием цифровой информации

Сценарий 4 показан на иллюстрации 6. Большое издательство имеет 1000 независимых авторов, заносящих информацию, которая будет массово издана для миллионов людей и учреждений. Вносимая информация находится в форме объектов знания, которые могут быть либо целыми книгами, обучающими курсами, либо меньшими частями информации. Издательство имеет редакторов информации, которые организуют и коррелируют вносимую информацию для удобства ее нахождения. Издательство также имеет 5 инструкторов-проектировщиков, которые могут в дальнейшем организовать часть информации для того, чтобы издать ее как дистанционное обучение. Эти авторы, менеджеры по информации и инструкторы-проектировщики будут в состоянии издать в общей сложности 1000 объектов изучения в месяц. Это подобно сценарию 3 за исключением того, что есть дополнительные проблемы:

· Информация проходит через множество компаний и людей, а не в пределах одной компании. Она включает тысячи авторов и миллионы читателей.

· традиционные проблемы безопасности установления подлинности, разрешения, целостности, конфиденциальности, ревизии и ответственности в географически распределенной среде.

· проблема прав управления издания с помощью цифровой передачи должна быть решена:

· принадлежностью содержания

· правом использовать содержание в указанных контекстах

· соответствующей оплатой за использование этих прав

· безопасностью и защитой, требуемой для осуществления этих прав

· Информация о знании, которые читатели уже имеют, будет использоваться для того, чтобы идентифицировать знания, которые они желают или должны приобрести. Эта информация будет существовать в большом количестве мест, таких как: университетские системы отчетов, военные учебные истории, учебные истории компании и системы корпоративного планирования и ресурсов персонала.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 6: Сценарий 4: дистанционное обучение, основанное на контенте предприятия и информации от независимых авторов

 

4. Выводы

Эта статья проиллюстрировала, какие методы и технологии дистанционного обучения могут использоваться для того, чтобы расширять управление знаниями на предприятии и выгодно дополнять друг друга. Сначала была представлена модель для интеграции управления знаниями и дистанционного обучения. Затем модель была применена к некоторым реальным мировым сценариям, чтобы проиллюстрировать выгоды этой интеграции. Эти сценарии также обеспечивают дорожную карту для развития новых систем, которые обеспечат как эффективный сбор информации, так и эффективную поставку информации.

Ссылки:

[1] Nonaka, I. and H. Takeuchi. The Knowledge-Creating Company, Oxford Univ. Press, NY, 1995.

[2] Frappaolo, С and W. Toms. "Knowledge Management: From Terra Incognito to Terra Firma", The Delphi Group, http://www.delphigroup.com/articles/1997/11071997KMThoughtMgmt.html, 1997.

[3] Barron, T. "A Smarter Frankenstein: The Merging of E-Learning and Knowledge Management", ASTD Learning Circuits, http://www.learningcircuits.org/aug2000/barron.html, 2000.

[4] Allee, V. "eLearning is Not Knowledge management", http://www.linezine.com/2.1/features/vaenkm.htm, 2000.

[5] Longmire, W. "A Primer on Learning Objects", ASTD Learning Circuits, http://www.learningcircuits.org/mar2000/barron.html, 2000.

[6] World Wide Web Consortium Web Ontology Group, http://www.w3 .org/2001 /sw/WebOnt, 2002.

[7] Lenat, D. "CYC: A Large-Scale Investment in Knowledge Infrastructure", Nov. 1995, Vol. 38 No. 11, Communications of the ACM, 1995.

[8] Woelk, D. and C. Tomlinson, "The InfoSleuth Project: Intelligent Search Management via Semantic Agents", Second Intl. World Wide Web Conference, October, 1994.