На совещаниях у Главы субъекта Федерации обсуждаются сложные проблемы. Каждая из них характеризуется совокупностью десятков и сотен взаимоувязанных факторов. Факторы могут отражать одновременно политические, экономические, социальные, научно-технологические проблемы. Для решения проблем нужна достоверная и оперативная информация. Часть информации знает руководство, часть – специалисты и внешние эксперты, часть - отражена в государственных и коммерческих информационных ресурсах, а часть – недоступна или недостоверна. Вместе с тем проблемы должны быть решены, а некоторые - незамедлительно.
В этих условиях при поиске механизмов принятия эффективных корпоративных решений напрашивается особое внимание уделить использованию информационных систем поддержки решений. Они предназначены для аккумуляции возможностей современных средств сбора, аналитической обработки и визуального представления информации, а также информационных технологий поддержки групповой деятельности экспертов. Ситуационные комнаты используются для решения проблем, имеющих следующие характерные черты:
Наибольший интерес в создании подобных систем имеют ситуационные комнаты. Они позволяют быстро “погрузить” участников процесса принятия решений в рассматриваемую проблему, помочь разобраться в проблеме, правильно сформулировать запросы к внешним источникам информации и принять хорошее решение.
Такие комнаты популярны за рубежом - там они работают во власти, в больших корпорациях, банках. В России тоже существуют ситуационные центры: у Президента РФ, в Совете Безопасности, МЧС. Эффект от компьютеризации ситуационных комнат во многом зависит от развитости используемых методов сбора информации, структурирования данных, построения сценариев, применяемых информационных технологий.
Ситуационные комнаты могут работать в следующих режимах:
а) непрерывное наглядное отображение на экране актуальной и аналитической информации о жизни региона (проблемный мониторинг);
б) запланированное заслушивание и обсуждение аналитических докладов по проблемным ситуациям (плановое обсуждение проблем);
в) оперативное принятие решений по непредвиденным, кризисным, чрезвычайным проблемам (чрезвычайный режим).
В каждом из перечисленных режимов использование ситуационной комнаты может быть локальным или, чаще, распределенным. В последнем случае комната состоит из территориально взаимосвязанных компонентов.
Мониторинговый режим, как правило, регламентируется выбранной, но постоянно изменяющейся тематикой и относительно постоянным набором источников информации. Когда задача мониторинга понятна, его организация особых сложностей не составляет: выделяются внутренняя и внешняя сферы проблемы, благоприятные и негативные факторы, определяются источники информации, строится формализованная модель, формируются группы аналитиков и начинается слежение за ситуацией. Труднее организовать мониторинг в малознакомых ситуациях, когда изначально не понятно, что делать, с чего начать. Для этих случаев выработаны соответствующие методики, которые акцентируют большее внимание на вопросах постановки задачи.
Режим планового обсуждения проблемы предназначен для поддержки заслушивания в комнате аналитических докладов по заранее определенным теме и сценарию. Отличительной чертой такого режима работы комнаты является возможность высококачественного оформления материалов, хорошего моделирования, а также телекоммуникационного и информационно-справочного обеспечения. Наибольшую сложность здесь представляет обеспечение полноты охвата проблемы, поскольку в процессе проведения совещания обсуждение может “уйти” от заранее намеченного сценария.
В указанном режиме в ситуационной комнате удобно проводить стратегические беседы на высшем уровне руководства регионом. Стратегические беседы играют особую роль в становлении высокой культуры решения проблем в региональных органах государственной власти. Они организуются в виде упорядоченных мозговых штурмов - серии регламентированных диалогов-обсуждений проблем с участием руководителей, специалистов, внешних экспертов. Стратегические беседы помогают готовить правильные решения, прогнозировать результаты их реализации, планировать стратегию развития региона.
При решении стратегических проблем учитываются все аспекты ситуации. Должны быть оценены возможности и слабые стороны работы органа власти. Необходимо учитывать исторические традиции региона. При подготовке стратегической беседы особую сложность составляет подбор информации, которая может понадобиться в процессе обсуждения. Процесс обсуждения проблемы может отойти от ранее намеченного плана. А это, в свою очередь, приводит к необходимости срочного поиска непредусмотренной ранее информации. На готовность к реализации такого поиска сильно влияет выбор целевых критериев оценки ситуации, и, как следствие, - предварительного отбора информации.
Наиболее характерным и специфичным является чрезвычайный режим работы. Этот режим работы особенно актуален. Предварительная подготовка информации в чрезвычайном режиме должна быть сведена к минимуму, состав информации - определяется в процессе обсуждения. При чрезвычайном режиме формирование сценария принятия решений, процесс моделирования ситуации практически совмещается с процессом принятия решения.
В этом случае эффективно использовать, так называемые, познавательные (когнитивные) методы моделирования. Они позволяют оперативно строить и успешно поддерживать сложные социально-политические и экономические решения, например, в случае, когда проблема представляется в виде факторов и нечетких влияний факторов друг на друга. Российские ученые и практики имеют в реализации подобных технологий несомненный приоритет.
Источниками информации для работы ситуационной комнаты обычно являются:
Методологической базой создания средств аналитической обработки информациии и моделирования в ситуационных комнатах являются:
С учетом потребности в реализации вышеизложенных режимов работы ситуационной комнаты и имеющихся в регионе ресурсов (информационных, интеллектуальных, компьютерных, телекоммуникационных, материальных) компоновка ситуационной комнаты может быть осуществлена с различным уровнем сложности.
Так, в наиболее простом виде ситуационной комнатой можно, например, назвать кабинет Главы субъекта Федерации, в котором проводятся обсуждения проблем и ситуаций. Вопрос только в уровне информационно-технологической, коммуникационной и методической оснащенности кабинета. Для получения начального ощутимого эффекта по аккумуляции умственных усилий участников совещаний не обязательно сразу развертывать компьютеры. Достаточно иметь доску с мелом, и проектор с большим экраном для отображения слайдов. Большой экран позволяет аккумулировать и катализировать образное мышление группы участников обсуждения проблемы.
При дальнейшем развитии возможностей ситуационной комнаты следует учесть, что важнейшим атрибутом ситуационной комнаты является экран коллективного доступа, на который отображается информация из компьютера. При этом должна быть предусмотрена режиссерская и оформительская работа, заключающаяся в высококачественной визуальной подготовке материалов к совещанию и управления представлением этих материалов в процессе проведения совещания.
Другим принципиальным атрибутом ситуационной комнаты являются пользовательские интерфейсы - устройства взаимодействия информационно-моделирующих и технических средств ситуационной комнаты с участниками обсуждения проблемы. Такими устройствами могут быть алфавитно-цифровые клавиатуры и дисплеи для каждого из участников. Клавиатуры позволяют участникам совещания оперативно реагировать на ставящиеся вопросы и вводить по определенной методике соответствующие оценочные характеристики и факторы.
Для ситуационной комнаты разрабатываются и ведутся соответствующие базы данных, содержащие информацию по рассматриваемым проблемам. Базы данных могут наполняться по результатам информационого мониторинга или формироваться при подготовке определенного вопроса.
Далее, должно быть предусмотрено оперативное телекоммуникационное взаимодействие лиц, находящихся в ситуационной комнате, с удаленными участниками совещаний. Обобщение присылаемых внешними участниками данных должно осуществляться также по определенной методике (например, по методике когнитивного моделирования, методике анализа иерархий).
Порядок разработки ситуационной комнаты может быть следующий: