Как уберечь начальника от информации
Успех работы предприятия прежде всего зависит от того, как им управляют. По оценкам специалистов, средняя выработка на одного человека по 200 крупнейшим предприятиям России составила около $35 тыс. В США данный показатель равен $264 тыс. Выходит, что наши предприятия работают примерно в семь раз менее эффективно.
В 1947 году для моделирования сложных экономических ситуаций стали использовать методы причинного нелогического вывода -позже они легли в основу методов системной динамики. С середины 50-х, когда впервые был введен термин «искусственный интеллект», и вплоть до ранних 70-х создание систем анализа рассматривалось в рамках логического решения задач. Сейчас на их основе развиваются методы моделирования мыслительно-познавательной (когнитивной) активности человека при принятии деловых решений. В 80-х появились информационные технологии для улучшения эффективности профессиональной деятельности лиц, принимающих решения. Практическое применение получили подходы, основанные на использовании немонотонных логик и нечетких систем. В конце 80-х внимание разработчиков все больше акцентируется на исследовании адаптивных свойств информационных систем, учитывающих умственную активность человека при принятии решений.
Опыт, полученный при создании и внедрении аналитических систем разного класса, в конце 90-х лег в основу концепции ситуационного центра.
Мода прошлых лет, когда непременным атрибутом стола руководителя был компьютер, проходит. У высокопоставленного руководителя нет времени для анализа объемных электронных таблиц и многостраничных документов. Сегодня инструмент анализа должен находится на качественно новом уровне, и таким инструментом стал ситуационный центр, который представляет собой специально организованный комплекс рабочих мест для высших должностных лиц. Начало создания «командных пунктов» специалисты объясняют еще и необходимостью отхода от традиционных способов обработки данных, когда при лице, принимающем решение, создается группа экспертов, ответственных за отбор и анализ информации. Как убедились на Западе, при таком подходе в большинстве случаев результирующее решение фактически принимается упомянутой группой экспертов, соответствующим образом подготавливающих входную информацию для формального принятия решения первым лицом компании. В случае некомпетентности, тенденциозности, лоббистских интересов экспертов процесс принятия решения и его результат будут очевидным образом искажены.
Основное отличие ситуационного центра от традиционных систем автоматизации управления состоит в том, что в процессе проведения производственно-управленческого совещания в режиме реального времени можно просчитывать и анализировать последствия любых управленческих решений. К традиционным задачам, стоящим перед ситуационным центром, относятся:
В зависимости от стоящих перед руководящим составом задач и с учетом имеющихся в компании ресурсов (информационных, интеллектуальных, материальных) ситуационный центр может быть скомпонован с различным уровнем сложности.
Стратегический ситуационный центр ориентирован на сложные, масштабные, ответственные задачи, направленные на структурную и функциональную перестройку системы или на стратегический анализ ее развития и прогноз жизнедеятельности. Стратегические ситуационные центры настроены на объекты класса: отрасль, регион, крупное предприятие (холдинг), ведомство, сложный распределенный в пространстве процесс.
Оперативный ситуационный центр решает задачи автоматического перевода оперативной информации в ситуационную модель, дающую первому лицу возможность оперировать "модулями" системы в реальном времени. Оперативные ситуационные центры настроены на объекты класса: предприятие (компания), задача, процесс, кампания, проект, крупная акция, однородная функция значительных масштабов. К данному классу относятся и ситуационные центры для анализа и управления кризисными ситуациями. При этом основное назначение подобных центров заключается в предотвращении кризиса за счет своевременного предоставления лицам, принимающим решения, не только исчерпывающей информации по текущему состоянию контролируемых объектов, но и прогнозов возможных сценариев развития событий. Если же кризиса избежать не удалось, такие ситуационные центры становятся по сути оперативными штабами по управлению процессами ликвидации кризиса. К этому же классу относятся «центры виртуальной реальности» (Realyty Centre), служащие для воссоздания разрабатываемых (и еще не существующих в реальности) объектов.
Персональный ситуационный центр решает задачу экспресс-оценки ситуации, оперативного доступа к управляемому объекту и поддерживающий возможность первого руководителя всегда "быть в курсе" независимо от времени и места нахождения управляющего субъекта. Персональный ситуационный центр представляет собой, как правило, мобильное компьютеризированное рабочее место руководителя с необходимым аппаратным, программным и информационным обеспечением. Руководитель получает возможность не только оперативно ознакомиться с текущей экономической обстановкой, но и проанализировать ее и на основании этого наметить необходимые решения.
Командный пункт предприятия
Эффективность ситуационных центров основана на том, что они позволяют подключить к активной работе по принятию решения резервы образного, ассоциативного мышления. Представление ситуации в виде образов как бы сжимает информацию.
В общем случае для ситуационного центра необходимо специальное помещение, где на несколько мониторов выводятся сведения об основных подразделениях, функциях или производственных процессах в соответствии с поставленной задачей. Зал оснащается также одним-двумя обобщающими мониторами (экранами), на которые по каналам связи непрерывно поступает информация о положении в интересующих секторах.
Современные системы работают в реальном времени со сложнейшей графической информацией и поэтому требуют огромных ресурсов от компьютерной техники. Для адекватного восприятия визуальной информации используются специальные экраны. Панорамный экран как бы помещает пользователя внутрь компьютерного кинотеатра, проекционные экраны более компактны и не нуждаются в специальном зале, многоплоскостные экраны позволяют создать систему наблюдения, окружающую человека с шести сторон.
Руководители, располагающие стратегическим ситуационным центром, получают преимущество перед конкурентами при планировании продвижения на новые сектора рынка, долгосрочной ценовой и товарной политики и т. д. В результате руководство компании переходит от принятия отдельных решений к выработке сценариев (системных решений), когда каждое отдельное решение подчинено целям поддержания долгосрочной стабильности компании. Для обеспечения работы стратегического ситуационного центра действует соответствующая служба, в состав которой должны входить системный аналитик (консультант), руководитель систем внешних и внутренних информационных сетей и коммуникаций, разработчик программного обеспечения или дежурный оператор (рис. 1).
Решения принимаются с учетом не только мнения руководителей подразделений и представлений первого лица, но и на основе объективной внутренней и внешней информации, поскольку ситуационный центр синхронизирует подсистему внутреннего управления с подсистемой, отвечающей за взаимодействие с внешней средой. Текущая информация используется на совещании в виде электронных сводок, подготовленных на основе данных бухгалтерской, финансовой, планово-экономической, маркетинговой, инженерной и других служб в виде наглядных визуальных объектов. Таким образом, производственные совещания приобретают принципиально новое качество в процессе управления.
Важнейшим дополнительным элементом, существенно повышающим качество управления компанией, является возможность оперативно обрабатывать внешнюю информацию. Основной источник информации при этом -- общедоступные базы данных сети Интернет, специализированная и региональная статистическая информация. Внешняя информация автоматически оперативно вводится в систему внутреннего информационного оборота в компании через специальные программы-конверторы. Тем самым руководитель получает возможность принимать в расчет внешние точки измерения: место компании в отраслевом разрезе, место компании в регионе, анализ конкурентной среды, оценка перспектив рынка.
Вместе с тем основой диагностики предприятия и сценарного просчитывания является внутренняя система сбора и обработки данных. Без всеобъемлющей информационной системы компании (рис.2.) любой, даже самый современный ситуационный центр останется «слепым». Недостаточное развитие или ограниченная архитектура локальных сетей компании отмечается специалистами как одна из существенных причин, влияющих на скорость внедрения и эффективность работы ситуационных центров.
Сегодня в мире насчитывается несколько сот ситуационных центров. Называются они по-разному: центры стратегического управления, визионариумы, центры мультимедиа, ситуационные комнаты. В администрации президента США сейчас действует пять ситуационных центров. В Европе их несколько десятков. В одной только Норвегии десять. Подобные системы имеются у всех крупных фирм и корпораций. Это направление сейчас бурно развивается, а уже существующие системы активно переоснащаются.
Проект по созданию визионариума для президента США обошелся американским налогоплательщикам в $50 млн. В составе центра три команды из специально подготовленных "офицеров" (Duty Oficers), аналитиков разведки и специалистов по коммуникациям, которые ведут непрерывный мониторинг и анализ всех доступных информационных каналов, включая (в это даже трудно поверить) все каналы телевидения и радио (их ведь в США несколько сот). Одной из многочисленных задач центра стала оценка доходных и расходных частей бюджета, в которой задействованы средства виртуальной реальности. Электронная карта страны помещена в трехмерное виртуальное пространство и над каждым штатом США "построены" башенки-гистограммы, демонстрирующие те или иные показатели. Взглянув на карту, можно очень быстро определить, где эти показатели достигают очень высоких или, наоборот, очень низких значений.
Есть свой ситуационный центр и у правительства Германии, он используется для анализа социальных, экономических и политических проблем.
Теперь несколько российских примеров. В феврале 1996 года был введен в строй ситуационный центр в резиденции Президента. Это достаточно сложный программно-мультимедийный комплекс: три экрана размером 1,5x2 м, более десятка рабочих станций (студий нелинейного монтажа, графических станций, компьютеров для подготовки презентаций), мощный сервер, который хранит огромные объемы информации, а также набор различных инструментальных средств, позволяющих обрабатывать информацию и представлять ее Президенту. На ее основе вырабатываются решения, которые доводятся до исполнителей средствами того же ситуационного центра. По существу в этой системе реализован полный цикл управления любым проектом, программой, регионом или страной. С помощью средств центра происходит планирование мероприятий Администрации Президента. Создан специальный программный модуль, позволяющий оценивать приоритеты, выбирать наиболее эффективную и рациональную последовательность проведения этих мероприятий.
Другой пример - ситуационный центр Министерства по чрезвычайным ситуациям. Визуализируется картинка со схематическим изображением текущего и прогнозируемого состояния, на которой видно, какие силы и средства есть в наличии, какие предлагаются рекомендации. На основе всей этой информации принимаются решения, которые с помощью имеющихся в ситуационном центре средств доводятся до спасателей.
Еще один ситуационный центр был создан в 1994 году в Совете безопасности при Президенте. Он достаточно успешно функционирует и по сей день. Этот центр позволяет осуществлять мониторинг, моделирование последствий, анализ событий, которые происходят в экономике, социальной сфере, в области национальной безопасности, помогая таким образом вырабатывать решения.
Сегодня создается ситуационный центр при Правительстве РФ, а также ряд ситуационных комнат для губернаторов в Ленинградской, Орловской, Белгородской, Тюменской и других областях. В общей сложности уже стартовало 20 таких региональных и отраслевых проектов, в том числе ситуационный центр для руководства "Газпрома".
Одним из мировых лидеров среди разработчиков ситуационных центров на Западе традиционно считается компания Silicon Graphics (SGI), которая приступила к их созданию в начале 90-х годов. За последние десять лет специалистами SGI создано более ста таких центров.
Наиболее заметным продуктом, реализующим концепцию корпоративных информационных порталов, является Hummingbird EIP производства мирового лидера в разработке корпоративного ПО Hummingbird Communications (Канада), занимающий ведущие позиции на мировом рынке продуктов подробного класса. Этот уникальный продукт успешно локализован в ОАО "Весть-Метатехнология" и теперь доступен на российском рынке. Главное преимущество, которое дает организации портал, построенный с использованием этой технологии, - возможность консолидировать все приложения и данные и работать с ними через единый интерфейс. Это позволяет по-новому взглянуть на всю имеющуюся информацию, обобщить ее и принять верное решение. Технически это достигается через использование современных Web-технологий, которые позволяют достаточно легко интегрировать в портал различные приложения и источники данных. Цена защищенного корпоративного информационного портала в минимальной конфигурации составляет $120 тыс.
За последние два месяца новые разработки в этой области представили Oracle, Sybase, Computer Associates и множество других компаний.
Немного подробнее об отечественных решениях. Фирма "Парус" впервые представила вариант "облегченного" ситуационного центра с отраслевой направленностью - программный продукт "Триумф-Аналитика" для торговых предприятий. Он базируется на пакете "Парус-Магазин", дополненном возможностями продукта PowerSim корпорации PowerSim, предназначенного для ситуационного моделирования различных процессов. Его первая версия, по словам разработчиков, применима для одиночных торговых предприятий среднего размера (с номенклатурой товаров 10-15 тыс. наименований). Довести ситуационный центр до тиражного воплощения позволили два фактора: ограниченный круг решаемых задач (управление запасами и управление закупками в магазине) и использование готовых программных продуктов. Из аналитического модуля системы товаровед или руководитель магазина может получить сводные таблицы и графики, дающие представление о типе хозяйствования, принятом на их конкретном предприятии, о его достоинствах и недостатках. Блок прогноза позволяет моделировать работу склада, управлять заказами, отслеживать и прогнозировать спрос (по отдельным товарам или по их группам).
«Триумф-Аналитика» будет предлагаться в трех вариантах: персональном, оперативном и стратегическом. Персональный вариант, рассчитанный на индивидуальное использование руководителем торгового предприятия, - это «коробочный» продукт, в котором реализованы аналитическое ядро программы, конвертеры данных и самые основные функции: управление складскими запасами (аналитика) и управление закупками (планирование). В цену персонального варианта ($500) входит и стоимость настройки системы в течение двух недель.
Специалиcты компании "Галактика" существенно расширили круг потенциальных пользователей ситуационных центров, предложив относительно недорогие разработки, предназначенные для руководителей промышленных и торговых корпораций. На первом этапе авторы "Инфopмациoннoй системы руководителя" ориентировались пpежде вcегo на кpупные кoмпании, уже иcпoльзующие cиcтему "Галактика". Из нее cитуациoнный центp пoлучает oт 45 дo 60% данныx.
Одним из режимов работы "Инфopмациoннoй cиcтемы pукoвoдителя" являетcя пpoгнoзиpoвание возмoжныx cитуаций в будущем на ocнoве анализа текущей инфopмации. Для этoгo предназначена cиcтема эвoлюциoннoгo мoделиpoвания -- oдин из важнейшиx и наибoлее cлoжныx элементoв. Cooтветcтвующие пpoгpаммные средcтва пoзвoляют пpoвoдить анализ пo пеpиoдам, а затем cтpoить cценаpии будущегo pазвития бизнеcа кoмпании. Важнoй отличительнoй чеpтoй cитуациoннoй кoмнаты являетcя мoдуль oбpатнoй cвязи. Oн пoзвoляет дoвoдить принятые pешения дo нижнегo уpoвня упpавления. Для этoгo в cитуациoнный центр интегpиpуетcя cиcтема дoкументooбopoта и кoнтpoля иcпoлнения пopучений. Таким oбpазoм, pукoвoдитель не толькo пpинимает oптимальнoе pешение, нo и пoлучает гаpантии дoведения егo дo иcпoлнителей и кoнтpoля за xoдoм выпoлнения. Как пpавилo, пpи этом иcпoльзуетcя cиcтема дoкументooбopoта и кoнтpoля иcпoлнения Lotus Notes. Обратную связь "Инфopмациoнная cиcтема рукoвoдителя" мoжет пoддеpживать c пoмoщью пpoгpаммныx пpoдуктoв кoмпании "Веcть-Метатеxнoлoгия".
В заключение стоит сказать несколько слов о том, что препятствует быстрому внедрению новых технологий в российскую управленческую практику.
Если несколько лет назад существенной причиной остановки внедрения ситуационных центров была цена проекта, то сегодня данная проблема отошла на второй план. Во-первых, потому что появились комплексные решения, сопоставимые с бюджетом предприятия, во-вторых, необходимость изменений в технологии управления и преимущества ситуационных комнат стали очевидны настолько, что руководящему составу компаний от них уже трудно отказаться.
Сегодня цена ситуационных центров сильно зависит от заданных масштабов, но может быть значительно снижена при наличии готовой информационно-коммуникационной структуры, корпоративной сети, базы данных. При переходе от одного масштаба центра к другому цена может меняться примерно на порядок, причем это утверждение относится в большей мере к стоимости инсталляции, и в меньшей - к стоимости сопровождения. При выборе решения существенно также то, что в составе суммарных затрат на ситуационный центр относительно высока (но неуклонно снижается) доля стоимости каналов связи и стоимости доступа к информации.
Другая проблема лежит в области проведения определенных изменений в культуре корпоративного управления. Дело в том, что для проведения эффективных совещаний в ситуационной комнате высший менеджмент должен работать, как одна команда, для которой ситуационный центр является основным рабочим инструментом. В какой же степени российские корпоративные заказчики в этом смысле готовы к внедрению подобных технологий? Наверное, сегодня этот вопрос остается пока открытым.
При подготовке обсуждения значительную сложность представляет работа над сценариями демонстрации (предварительная режиссура), поскольку всегда сложно спрогнозировать ход обсуждения проблемы. Это обсуждение может отклониться от намеченного сценария и сделанных заранее заготовок. Для повышения «устойчивости управления» сценарием обсуждения необходима максимальная информационная открытость системы для получения требуемых сведений и аналитических материалов из внешних источников. Вместе с тем следует иметь в виду, что увеличение открытости некоторой информационной системы снижает целенаправленность обсуждения.
Приведенный список проблем далеко не полон. Часть из них - просто болезни роста, и они, безусловно, - временное явление. По общему мнению экспертов, внедрение и активное использование ситуационных центров в самых разных областях - дело ближайшего будущего.
