Информация оказывает огромное влияние на управление университетом, принятие управленческих решений, организацию научных исследований и учебного процесса, а также социально-экономическое развитие университета.
В настоящее время информационные системы в университетах используются только как системы управленческого учета, но не как системы управления процессами и ресурсами и принятия управленческих решения. Существует несколько компонентов управления, которые до сих пор либо отсутствуют в уже созданных информационных системах либо используются не в полной мере. В число этих компонентов входят: анализ, прогнозирование и ситуационное моделирование. Информационные системы, которые не включают в себя эти компоненты, являются обычными системами управленческого учета.
В общем случае, информационные системы предназначены для эффективного управления ресурсами университета (материально-техническими, финансовыми, технологическими и интеллектуальными). Но рассмотрение информационных систем как наборов разнообразных баз данных, программ документооборота, материально-технического учета и менеджмента — неправильное. В подобном случае, информационные системы рассматриваются только с точки зрения создания, хранения и воспроизведения информации, но не с точки зрения анализа, прогнозирования и, тем более, ситуационного моделирования вариантов управления процессами и ресурсами университета.
Информационная система должна решать все проблемы университета как уникального объекта, то есть отвечать на вопросы:
В связи с вышеизложенным вводится понятие Комплексной информационной системы (КИС). Для управления развитием КИС ее структуру представляют в виде нескольких страт.
Страта |
Назначение |
Страта 6. Управляющий слой |
Учет средств управления КИС |
Страта 5. Пользовательский слой |
Учет человеческого фактора |
Страта 4. Функциональный слой |
Учет и анализ выполняемых функций |
Страта 3. Информационный слой |
Информационные ресурсы и потоки |
Страта 2. Коммуникационный слой |
Учет коммуникаций и аппаратных средств |
Страта 1. Структурный слой |
Учет организационной структуры |
Создание КИС в соответствии с вышеозначенной структурой позволяет проводить анализ, прогнозирование и ситуационное моделирование; позволяет увидеть бизнес-процессы в их развитии и выявить общие тенденции, а следовательно, принимать решения по управлению университетом.
В основу КИС положены метамодели университета, бизнес-процессов, объектов деятельности, формализованные знания специалистов, материальных, финансовых, интеллектуальных и иных ресурсов.
Управление всеми процессами (организационными и технологическими) и ресурсами университета производится в соответствии с адекватной ему информационной моделью, то есть непосредственно перед созданием КИС необходимо построить информационную модель университета.
Для создания информационной модели университета необходимо провести анализ основных информационных потоков с учетом организационной структуры университета и имеющихся коммуникаций. Проведение подобного рода анализа на начальном этапе создания КИС позволяет оптимизировать конечную структуру КИС и избежать ошибок на следующих этапах работы.
На следующем этапе производится анализ функций, которые должна выполнять КИС. Необходимо отметить, что компоненты анализа, прогнозирования и ситуационного моделирования входят как в функциональный, так и в управляющий слой, так как их можно рассматривать и как функции самой КИС, и как функции управления КИС.
Совокупность структурного, коммуникационного и информационного слоев представляет собой информационную модель университета. Надстройка над этой моделью остальных трех слоев: функционального, пользовательского и управляющего, преобразует ее в информационную модель КИС.
Особое внимание необходимо уделить пользовательскому слою КИС, так как одной из самых распространенных ошибок при создании информационных систем является недооценка учета человеческого фактора. Информационные системы относятся к тому типу систем, которые очень сильно зависят от пользователей. От степени их подготовки, их умений и навыков и даже от психофизиологического состояния.
После построения информационной модели КИС необходимо детально разработать компоненты анализа, прогнозирования и ситуационного моделирования. И только после этого можно утверждать о построении системы управления процессами и ресурсами университета как комплексной информационной системы.